Comment préparer les audits qualité ?
Professionnels de la formation, vous devez préparer un audit initial, de surveillance ou de renouvellement ? Retrouver les informations nécessaires et notre proposition d'outil pour mettre en place votre démarche qualité, la suivre et l'améliorer.
L'audit initial
Quelles sont les différentes étapes d'un audit initial pour l'obtention de la certification ?
Les étapes de l’audit initial
De la demande d’audit à l’obtention de la certification, retrouvez les différentes étapes.
Étape 1 : Demande d’audit
Dossier à constituer avec :
- Dénomination + Siren + NDA.
- Statut juridique + coordonnées dirigeant.
- Catégorie(s) des actions concernées.
- Présentation des actions.
- Période souhaité de l’audit.
Étape 2 : Contractualisation
L’auditeur a 30 jours pour contractualiser.
Il communique :
- La date de réalisation de l’audit.
- Le plan de l’audit et sa durée.
- Les personnes à rencontrer.
- Les indicateurs visés.
Étape 3 : Audit
- Énoncé des conditions d’audit + règles appliquées + durée.
- Examen des différents critères.
- Audit des cas concrets par échantillonnage.
- Clôture : énonciation des constats et modalités et délais pour les non-conformités.
Étape 4 : Obtention certification
Le certificateur après consultation du rapport de l’auditeur octroie pour 3 ans la certification.
Étape 5 : Obtention en suspend
Si vous avez des non-conformités :
- Mineures : des actions correctives seront à justifier dans un délai de 6 mois.
- Majeures : des actions correctives seront à justifier dans un délai de 3 mois.
Sur quel outil s'appuyer ?
Quel outil élaborer pour mettre en place un plan d'action et maintenir les changements dans le temps ?
Bien sûr, chaque prestataire se construit son propre outil, sa démarche qui lui est propre. Cependant, nous vous proposons un outil facilement mobilisable, adaptable et personnalisable, testé et approuvé au sein de Via Compétences ! (Via Compétences renouvelle sa certification Qualiopi !)
Disponible sous format Excel, il est constitué de différentes rubriques qui permettent de :
- diagnostiquer son organisme
- mesurer les écarts
- mettre en place un suivi
- impulser une amélioration continue.
Outil tableau de suivi Qualiopi
Cet outil est constitué de 3 onglets : un tableau de suivi global, un tableau de suivi des sessions de formation et un glossaire.
Concernant le tableau de suivi global :
- les colonnes A à L sont la transcription des critères, indicateurs et attendus du RNQ
- les colonnes M à O permettent d'effectuer l'audit de l'existant dans son organisme et de mesurer les écarts
- les colonnes P et Q intègrent le retour de l'audit et permettent le suivi de l'amélioration continue.
Le tableau de suivi individuel des sessions de formation permet de recenser l'ensemble des informations et pièces administratives, ainsi que les contenus pédagogiques.
À vous de créer le vôtre !
Les audits de surveillance et de renouvellement
Pendant la durée de certification, deux audits sont prévus :
- l'audit de surveillance permet de s’assurer de la bonne application du référentiel ; il est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification
- l'audit de renouvellement, réalisé durant la troisième année et avant l’expiration de la certification.
Pour en savoir plus
- Consulter l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.
- Consulter l'arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation, et notamment sur les audits, et la vidéo explicative par Certifopac.
- Consulter le Guide pratique Documents types à l'usage des prestataires de formation de l'Afdas - Août 2024
- Visionner le replay du webinaire "Les clés pour préparer l'audit de renouvellement Qualiopi" de Cap Métiers - Juin 2024
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