Transcription du webinar : " Le référencement de l’offre de formation sur OFeli - Comment dupliquer une session ? " du 10 décembre 2024

Intervenante

• Audrey, chargée de mission Offre de formation

Webinar animé par Floriane, Chargée de mission Offre de formation, Via Compétences.

Floriane

Bonjour, bonjour à tous. Est-ce que tout le monde me voit ? Ce que je voulais vous présenter aujourd'hui, c'est qu'avant de vous présenter la duplication de sessions, qui vous intéresse grandement, je vais revoir aussi avec vous des notions. C'est-à-dire la notion par exemple de « formation », qu'est-ce que c'est qu'une formation ? La notion de « session », mais également je voulais voir avec vous qu’est-ce que c'était rendre visible sa formation et également qu’est-ce que c'était ces histoires de couleurs sur les sessions sur OFeli.

Tout d'abord, j'espère que tout le monde me voit bien et que tout le monde m'entend bien. Je vais vous présenter ce que c'est qu'une formation. En gros, une formation, c'est un parcours de pédagogie, comme c'est écrit ici, dont le but est d'atteindre un objectif professionnel. Cela correspond à un programme, des contenus, des résultats attendus. Sur OFeli, j'espère que vous voyez tous bien, ça se présente comme ceci. Généralement, en haut à gauche, vous avez tout ce qui est : référence, intitulé de la formation, référence de structure. Et vous avez quatre onglets : un onglet « informations », avec tout ce qui est : la certification, l'OF responsable, etc. L'onglet « sessions », l'onglet « informations complémentaires » et l'onglet « gestion ». Donc, voilà comment cela se présente. Vous avez différents champs obligatoires. Vous avez notamment l'OF responsable, vous avez l'intitulé et les objectifs qui sont obligatoires. Donc tout ce qui est obligatoire est avec les petites étoiles rouges. Ensuite, qu'est-ce que c'est qu'une session ? En gros, déjà, ce qu'il faut savoir, parce que ce n'est pas partagé par tout le monde, donc peut-être que j'enfonce des portes ouvertes pour beaucoup, mais une formation comprend une session à minima, voire plusieurs sessions à l'intérieur d'elle-même. Et c'est donc un module qui est inscrit dans une fiche de formation. Et ce module peut être différent en fonction des dates que vous avez inscrites, en fonction du lieu, des modalités et du financement par exemple. Et donc, sur OFeli, comment ça se présente ? Donc là, vous avez une petite capture d'écran. Vous avez tout un tas de rubriques à remplir pour avoir votre session inscrite sur OFeli et validée par l'équipe OFeli. Notamment, là, il y a énormément de champs obligatoires qui sont, pour rappel, les dates, l'OF formateur, les modalités d'enseignement, c'est-à-dire si c'est une formation en présentiel, en distanciel, en mixte (donc un peu des deux). Vous avez également le lieu de formation, le contact, le financement, la durée totale en heures et le rythme. C'est-à-dire « le rythme » : si c'est du temps partiel, si c'est du temps plein. J'espère que je ne vais pas trop vite. Et donc, là, je vous ai listé tous ces champs obligatoires parce que déjà, première chose à savoir sur OFeli, c'est que si vous ne remplissez pas tous les champs obligatoires, vous aurez un message d'erreur qui va apparaître. Et ce message d'erreur va notamment vous freiner dans la saisie de votre nouvelle session de formation. C'est pour cela qu'il faut toujours bien faire attention à ces petites étoiles que vous rencontrez lors de votre saisie sur OFeli. Ensuite, j'en reviens à mes sessions. En fait, je vous ai vraiment expliqué qu'une session, c'est un élément variable et que vous pouvez avoir tout un tas de différences. Donc, quand vous êtes sur OFeli, j'enfonce aussi encore des portes ouvertes, mais si vous avez des sessions variables en fonction du lieu, des dates, etc., vous devez ajouter une nouvelle session. Par exemple, là, si vous avez deux sessions, qui se déroulent aux mêmes dates. Par exemple une session en entrées et sorties permanentes sur l'année 2025, mais vous avez une session qui se déroule à Clermont-Ferrand et une session qui se déroule à Lyon, et bien là concrètement, il faut saisir deux sessions sur la même fiche de formation. Voilà, j'espère que c'est clair, j'espère que c'est un peu plus clair. Donc, en parlant d'ajout et en parlant de duplication - ce qui nous intéresse ici -, l'ajout de sessions et la duplication de sessions se font exclusivement sur vos fiches de formation. Et dans cette rubrique, je vous ai fait une petite capture d'écran qui s'appelle la liste des sessions. Vous avez cette rubrique sur toutes vos fiches de formation. Et là, notamment, vous avez le bouton « Ajouter » avec le « Plus » et vous avez ici le bouton « Dupliquer ». Mais alors, quelle est la différence ? En fait, qu'est-ce que ça veut dire « Ajouter une session » et qu'est-ce que ça veut dire « Dupliquer une session » ? En fait, « Ajouter », c'est ajouter manuellement toutes les informations. C'est-à-dire que vous allez prendre votre programme, vous allez prendre vos modalités et vous allez les inscrire une à une sur votre module de session sur OFeli. Ce qui est positif, c'est que vous êtes sûr que toutes vos informations soient correctes. Par contre, effectivement, ça peut être un peu long si vous avez un catalogue à remettre à jour en entier. Vous avez sur OFeli, par contre, si vous voulez dupliquer une session. Qu'est-ce que c'est ? Qu'est-ce que ça apporte la duplication de session sur OFeli ? La duplication de session sur OFeli, c'est que vous allez choisir votre session à dupliquer pour en créer une nouvelle. Juste en appuyant sur un bouton, vous allez pouvoir copier-coller l'intégralité des informations, sauf les dates. Le super point positif, c'est que c'est ultra rapide. Néanmoins, il ne faut jamais oublier que les informations saisies et dupliquées de l'ancienne pour la nouvelle ne peuvent plus correspondre. Peut-être que la durée en heure a changé, etc. Donc il faut toujours bien vérifier toutes les informations. C'est là ce que je vais essayer de vous présenter aujourd'hui sur la duplication de session. Ensuite, j'espère que ça va toujours bien dans le chat. Je vais vous parler rapidement de : qu'est-ce que c'est rendre visibles ses formations et qu'est-ce que c'est les différentes couleurs de sessions sur OFeli. Je vous ai mis un petit tableau, c'est le tableau que vous pouvez trouver sur notre site professionnel www.via-competences.fr à la rubrique « OFeli, qu'est-ce que c'est ? ». Là, notamment, vous avez un schéma avec OFeli, notre applicatif, pour saisir votre offre de formation. Et vous avez tous nos partenaires et tous les moteurs de recherche et les prescripteurs chez qui vous pourrez voir votre offre de formation. Donc pour savoir vraiment, si vous saisissez votre offre de formation sur OFeli, dès lors qu'elle est validée par l'équipe OFeli, je vous rappelle qu'elle est visible gratuitement au niveau national et régional. Bien entendu, si vous ne faites que de la formation continue, votre formation ne se retrouvera pas sur des portails de l'alternance, par exemple. Mais voilà, ce petit schéma pourra vous éclairer. C'est pourquoi il faut toujours bien s'assurer que quand vous êtes sur OFeli, vous avez toujours tout votre catalogue visible. Qu'est-ce que ça veut dire visible ? C'est-à-dire que vous avez au moins une formation publiée. Donc là, vous voyez la liste des sessions, une formation publiée en bleu. Et qu'est-ce que ça veut dire une formation publiée ? En fait, ça veut dire que c'est une formation qui a des dates de sessions en cours ou à venir. Soit des sessions qui ne se sont pas terminée, soit une session qui va venir dans un mois, trois mois, quatre mois, un an, etc. Donc là maintenant, avec cette petite liste des sessions, c'est quelque chose que j'ai totalement inventé, c'est totalement factice, parce que nous ne gérons pas de sessions hors région, comme vous le savez. Et là vous avez donc trois sessions différentes, avec trois couleurs différentes. Vous avez peut-être dû rencontrer ça lors de votre saisie sur OFeli. Je vais essayer de vous expliquer rapidement ce que c'est. Donc là, par exemple, vous avez ce que je vous ai dit : une session publiée, qui dépend de la durée de vie de votre session, c'est-à-dire une session qui a été saisie sur le début d'année 2025. Elle se trouve en bleu. Ensuite, vous avez une session en jaune, qui s'appelle « Périmé moins de 6 mois ». Cette session est moins visible, c'est-à-dire qu'elle sera toujours envoyée vers nos partenaires, vers nos collègues, mais néanmoins, vous ne pourrez pas l'utiliser. Vous ne pourrez utiliser que des sessions, pour inscrire des personnes, pour rendre visible votre catalogue, que des sessions publiées. Ensuite, vous avez aussi des sessions qui se sont passées il y a plus de six mois et qui sont en rouge. Et là, concrètement, elles sont en train de finir leur vie. Elles sont en cours d'archivage. Vous avez ces trois états qui dépendent des dates ici. Et donc, concrètement, si vous laissez « mourir à petit feu » vos sessions, elles seront de moins en moins visibles sur votre OFeli et sur les sites de nos partenaires. Bon, j'espère que là, tout est un peu plus clair. Et donc là, juste pour information, je vous ai mis ici un petit tableau (je vous invite vraiment à télécharger notre support à la fin du rendez-vous où vous aurez tout le résumé de ce que je vous ai dit un peu rapidement ici). Et donc là, maintenant, je vais passer à la duplication. Je vous partage mon écran et je vais vous montrer ça rapidement. Donc là déjà, ce que je peux vous dire, c'est que je suis sur mon applicatif et j'ai créé ma structure factice. La structure OFeli n'existe pas. Pour dupliquer, je vais essayer d'être claire, je vais essayer d'être simple. Déjà, ce qu'il faut faire, c'est aller voir votre catalogue de formations. Votre catalogue de formations se retrouve soit dans l'onglet « Formations », c'est l'onglet général dans la colonne bleue, soit « Formations diffusées » ou « Formations non diffusées », d'accord ? Donc, « Formations » et « Formations diffusées », « Formations non diffusées ». Donc là, concrètement, vous appuyez sur votre rubrique et vous vous retrouvez (si ça veut bien), face à tout votre catalogue de formations validées, déjà saisies ou en cours de validation. Donc moi, ce qui m'intéresse, c'est ma formation orthographe et grammaire. Première chose par contre, pour dupliquer une session, il faut exclusivement aller sur des références de formation : donc suite de chiffres et F, d'accord ? Là, je clique sur ma référence ici. J'espère que vous voyez tout bien. Ensuite, il faut vous rendre dans l'onglet « Sessions ». Donc, soit vous avez la possibilité de cliquer ici, soit de scroller manuellement jusqu'à la rubrique des sessions. Là, vous allez ici. Ensuite, il vous faudra cliquer sur le bouton « Demande de modification ». Parce que là, concrètement, votre fiche de formation est inutilisable. Vous pouvez juste la lire, la consulter. Là, vous cliquez sur le bouton « Demande de modification ». Alors, je vais redescendre sur ma liste des sessions. Et vous avez maintenant une colonne qui s'est ouverte avec les boutons « Dupliquer ». Et là, également, on pourra y revenir après si vous le souhaitez, vous avez les boutons « Archiver » pour archiver votre session. Donc là, par exemple, moi je souhaite faire une formation à Saint-Denis en dispositif individuel pour la fin d'année 2025. Et bien, ce que je fais, si toutes les informations sont les mêmes que ma future session, je clique sur le bouton dupliquer et je confirme. Et là, j'ai ma nouvelle session. Pour être sûr que vous avez une nouvelle session, « rien de plus simple », vous avez forcément le champ des dates qui est vide. Voilà. Donc là, moi, ce que je vais faire, c'est que je vais faire pour ma fin d'année 2025 une session. Donc je remplis les dates du 1er décembre 2025 au 31 décembre 2025. Je décoche entrées et sorties permanentes. Je vérifie que toutes mes informations sont justes. Ça, ça me convient également. Je sauvegarde mon brouillon. Donc là, j'ai sauvegardé ma session car tout était correct pour moi. Néanmoins, si vous avez d'autres sessions à ajouter, ne cliquez surtout pas tout de suite sur « Soumettre pour validation ». Il faudra vraiment prendre le temps de dupliquer de nouvelles sessions ou de faire des modifications sur vos objectifs, votre contenu. Et dès lors que vous avez tout fini, vous pourrez soumettre pour validation. Et donc là, juste pour rappel, dès lors que c'est soumis à validation, l'équipe OFeli vous valide en 48 heures votre nouvelle saisie et il faudra compter après validation par l'équipe OFeli entre 3 et 7 jours pour apparaître chez tous nos partenaires et sur nos sites. Et donc là, j'en ai terminé avec cette recette. Et juste pour vous montrer, pour vous indiquer de bien télécharger notre document. Après, j'espère que ça va vous aider. Mais on vous a mis toutes les étapes, parce que j'ai peut-être été un petit peu rapide et je m'en excuse, les différentes étapes de duplication. Voilà. Donc là, je vais laisser la main à ma collègue et on va passer aux questions. Merci à vous.

Audrey

Merci Floriane pour toutes ces explications. Est-ce que tu m'entends bien ?

Floriane

Oui, très bien. 

Audrey

D'accord, donc nous allons passer à la réponse à vos questions. Donc, je les ai sélectionnées en favoris. Alors, je vais les formuler telles que vous les avez posées ou les reformuler, tout du moins, parfois. Donc, on a la première question, c'est « Comment je peux valider plusieurs sessions d'une formation en même temps ? » Donc, j'imagine que ça rejoint la problématique de la duplication.

Floriane

En fait, c'est ça. Simplement, et je te remercie Audrey, cette question est pertinente parce qu'en fait, il faut vraiment ajouter chaque session une à une. Donc, vous ajoutez la première, vous sauvegardez le brouillon, puis vous dupliquez ou vous ajoutez une nouvelle sur la même fiche de formation. Et dès lors que vous avez toutes vos sessions, vous soumettez à validation. C'est-à-dire que si dans le cas contraire, vous nous ajoutez une seule session et que vous en avez, mettons, trois autres à faire, et que vous soumettez à validation, en fait, elle « disparaîtra » de votre tableau de bord et elle viendra vers l'équipe OFeli. Et ce ne sera plus possible de la modifier en tant que telle. Voilà. J'espère que ça a répondu à la question.

Audrey

Alors, une autre question de Jean-André, qui rencontre un problème au niveau du financement dans la partie prix. En indiquant plusieurs financeurs, cela multiplie le prix de la formation. Pour savoir effectivement ce qu'on pouvait faire par rapport à ça.

Floriane

Bonne remarque. Alors en fait, par exemple, il me vient en tête un dispositif individuel. Donc là, quand vous voulez faire bénéficier de financements France Travail individuel, Région individuel, etc., vous saisissez sur OFeli dispositif individuel et vous pouvez coupler à cela le dispositif entreprise. Et il arrive très régulièrement que pour vouloir bien faire les organismes de formation remplissent pour chaque financement les tarifs de chaque dispositif. Sauf que malheureusement, on s'est rendu compte que chez nos partenaires, comme vous l'avez très bien dit, ils se couplent, ils s'accumulent. Donc, le mieux, ce serait de mettre un financement pour la totalité sur une des lignes de financement. Un prix sur une des lignes de financement. Voilà, j'espère que j'ai été claire. 

Audrey

Alors ensuite, deux questions par rapport aux contacts. Comment gérer les contacts en doublon et est-il possible de supprimer des contacts ? 

Floriane

Alors, si déjà vous êtes un utilisateur qui est référent OFeli, vous avez la possibilité vous-même de gérer vos contacts, c'est-à-dire : vous pouvez en créer et vous pouvez en supprimer. Néanmoins, si vous avez peur de faire une petite bêtise, ce qui est possible aussi, vous pouvez contacter soit la permanence téléphonique. Là, il y aura le numéro de téléphone et les coordonnées mail aussi également de l'équipe OFeli. On est disponible tous les après-midis pour vous. Et vous pouvez nous contacter pour faire cette demande. Après, vous avez également un manuel pour gérer ces contacts qui se retrouve sur notre site professionnel Via Competences. Et voilà, si vous avez besoin d'aide, vous pouvez nous contacter. Mais normalement, vous êtes aussi capables de gérer vos contacts. J'espère que ça a aidé

Audrey

Alors une autre question de Mélanie : « Comment rendre le tableau de bord dans l'onglet formation plus lisible, c'est à dire pour ne voir que les formations et sessions en cours. »

Floriane

Alors, si vous voulez rendre cela plus lisible, vous avez la possibilité de choisir dans les onglets « État dispositif » : publié ou périmé, etc., ou même de choisir au niveau des financements. Dans votre rubrique « Formations », quand vous rentrez dans la rubrique « Formations », les « Formations » générales, pour rappel, dans la colonne bleue à gauche, vous avez différents champs qui sont soit tout en haut, soit sur votre gauche, et vous pouvez faire des sélections, c'est-à-dire que vous pouvez sélectionner : soit que toutes vos sessions soient publiées, soit que toutes vos sessions soient périmées, etc. Après, si jamais vous avez besoin de plus amples explications, il ne faut pas hésiter à nous contacter lors de la permanence ou par mail. 

Audrey

Merci Floriane. Une autre question de Claire. Pour éviter de dupliquer chaque année, peut-on mettre des dates de fin très lointaines ?

Floriane Malheureusement, non. En fait, les sessions en entrées-sorties permanentes correspondent à soit 12 mois, soit 18 mois maximum. C'est-à-dire que vous pouvez très bien mettre l'entrée-sortie permanente sur l'année 2025 et dupliquer pour l'année 2026. Voilà. Après, avec la duplication, ça sera nettement plus rapide. 

Audrey

Et du coup, je rebondis sur une autre question. Que signifie « entrées-sorties permanentes » ? 

Floriane

Entrées-sorties permanentes, c'est par exemple si votre formation, vous ouvrez des sessions tout au long de l'année. Par exemple, vous ouvrez 10 sessions sur le mois de janvier, etc. Et ça vous évite de saisir chacune des sessions de date à date sur OFeli. Et comme ça, vous utilisez une seule session, une seule référence pour inscrire tous vos apprenants sur l'année 2025, par exemple. J'espère que ça a été clair. 

Audrey

Oui. Ce qui rebondit sur une autre question en lien avec les entrées-sorties permanentes. Est-ce qu'une session est forcément à des dates précises et comment indiquer que le public peut nous contacter pour fixer des dates de session, c'est-à-dire que les sessions sont sur demande ?

Floriane

Sur OFeli, quand vous inscrivez une nouvelle session, vous avez déjà une coche, je ne sais pas si vous l'avez vue, au-dessus des dates, vous avez la session à la demande. Donc ça, vous pouvez l'indiquer. Après, tu me corriges si je fais une bêtise, Audrey, mais libre à vous aussi également de pouvoir inscrire dans votre session que vous êtes à l'écoute de vos apprenants et que vous pouvez choisir des dates. Après... j'ai un petit doute là-dessus.

Audrey

Effectivement, « À la demande » vous permet de fixer les dates. Et c'est principalement utilisé dans le cadre de sessions longues en entrées et sorties permanentes pour dire que vous pouvez l'utiliser à tout moment en fonction des besoins de l'apprenant. Alors, une autre question : « Peut-on dupliquer de manière simple et rapide tous nos numéros CARIF ? Jusqu'ici, notre collègue les faisait un par un, mais j'imagine qu'il y a peut-être quelque chose de plus simple. Ou alors, pouvons-nous créer un nouveau numéro de CARIF à chaque demande ? » C'est un petit peu complexe comme question. Donc, en tout cas, est-ce qu'on peut dupliquer l'ensemble des numéros CARIF d'un coup ? 

Floriane

Je vous dirais… Malheureusement non. Après, vous pouvez toujours très bien nous contacter, mais malheureusement, c'est vraiment un travail à vous de faire chaque année. La duplication de sessions est quand même quelque chose de très rapide, parce que pour rappel, on copie-colle l'intégralité des données de l'année passée et simplement, vous avez juste à noter les dates. Après, c'est vrai que malheureusement, on aimerait aussi pouvoir le faire pour vous. Ce n'est pas envisageable.

Audrey

Alors, une autre question : « Il est donc possible de dupliquer une session, même s'il y a plusieurs modifications à faire, dates, lieux et certains objectifs, par exemple ? »

Floriane

Est-ce que tu peux répéter la question, s'il te plaît ?

Audrey

« Est-il possible de dupliquer une session, même s'il y a plusieurs modifications à l'intérieur ? » En fait, pas juste les dates, mais en fait, modifier les dates, modifier les lieux...

Floriane

Ah oui ! Après, c'est simplement… la duplication de session, concrètement, ce qu'il faut faire, c'est qu'avant tout ça, il faut choisir une session à dupliquer qui corresponde au maximum à votre future session. Par exemple, si vous n'avez rien qu'une adresse, rien qu'un financement qui correspond, vous pouvez dupliquer. La duplication, c'est vraiment pour vous faciliter la vie. Après, si vous avez énormément de changements à faire sur votre session dupliquée, pourquoi ne pas simplement ajouter ? C'est vrai que c'est un peu plus long, mais ça vous permet d'avoir des informations justes et les plus correctes possibles. Mais après, vous pouvez faire une duplication et changer le financement, et changer le lieu, et changer toutes les modalités que vous souhaitez. Il n'y a pas de souci là-dessus. 

Audrey

Toujours pour compléter cette question, si les objectifs ou contenus d'une formation sont modifiés, alors il y a une nouvelle formation, peut-on modifier la fiche formation ensuite et dupliquer les sessions ?

Floriane

Alors, dès lors que votre contenu de formation change, je vous dirais, le mieux serait de créer une nouvelle fiche de formation. Vraiment. Il en va de même si vous avez un changement de certification : si votre certification se périme à la fin de l'année et qu'elle se renouvelle sur 2025, nous vous invitons vraiment à créer une nouvelle fiche de formation toute propre, toute neuve et d'ajouter votre contenu ou votre certification sur celle-ci.

Audrey

Alors, une autre question de Séverine : « Bonjour, peut-on coupler plusieurs certifications sur une fiche formation, exemple les CACES R489 avec les catégories 1A, 3A ? »

Floriane

Très bien. Alors, oui, effectivement, vous pouvez les coupler. Il faut juste faire attention à deux choses. Vous avez déjà une certification qui va apparaître comme principale. Donc si par exemple vous avez une certification qui prime sur les autres en termes de contenu, pensez bien à la mettre d'abord sur votre nouvelle fiche de formation et ensuite vous pourrez rajouter les suivantes. Néanmoins, il y a une deuxième chose aussi à savoir, c'est que le maximum, et j'espère que je ne me trompe pas, c'est une saisie de certifications : pas au-delà de 5. C'est-à-dire que vous pouvez rajouter 5 certifications. Sur votre fiche de formation, mais si vous en mettez 6, 7, 10, ce sera les 5 premières qui vont apparaître et qui vont transparaître chez nos partenaires et sur notre site public www.coteformations.fr

Audrey

Merci Floriane. Une question d'Aurélie. « Pour les formations sur 2 ans de type master, doit-on saisir une session par année de formation ? 

Floriane

Après, ça dépend un petit peu. Moi, je vous dirais que ça dépend un petit peu de ce que vous voulez et quels sont les financements associés. On a plusieurs cas. Moi, je sais que dans mes départements, je rencontre plusieurs cas possibles. Soit le master est saisi sur la durée de deux ans, soit certains organismes de formation me saisissent, donc le M1 puis le M2 sur deux fiches différentes. Après, en fait, il faut utiliser OFeli en fonction de vos besoins. Après, je ne sais pas si tu veux compléter, Audrey, là-dessus.

Audrey

Effectivement, ça va être en fonction, par exemple, si le dispositif de financement est individuel et qu'éventuellement, il y a une personne qui a besoin d'un financement pour une seule année. Dans ce cadre-là, ça peut être tout à fait logique de la référencer sur une seule année, par exemple, sur l'année suivie. Il y a également, dans le cadre de l'apprentissage, si l'ensemble des années ne sont pas suivies. Ensuite, une autre question de Émilie. « Peut-on indiquer des lieux de formation hors France ? Par exemple, formation linguistique en immersion ? »

Floriane

D'accord. Alors, ce qu'il faut savoir déjà, la règle, mais c'est pour chaque CARIF, c'est au niveau du périmètre, le périmètre régional. Chaque CARIF-ORF, donc nous, nous sommes le CARIF-OREF de la région Auvergne-Rhône-Alpes, Via Compétences, et nous gérons uniquement les formations sur notre territoire, donc territoire régional Auvergne-Rhône-Alpes. Mais il en va pour tous les CARIF-OREF de France. Ensuite, ce qu'il faut savoir, c'est que si vous êtes un organisme de formation dont le siège social se situe en Auvergne-Rhône-Alpes, nous prenons toutes vos formations en distanciel. Voilà, ça, je rappelle un petit peu les règles. Et par contre, en ce qui concerne les formations en présentiel, nous ne prenons uniquement que les formations en présentiel sur notre territoire. Si par exemple, vous avez une formation qui se déroule à Strasbourg, en présentiel, vous devrez la saisir auprès du CARIF-OREF de Strasbourg, de la région de Strasbourg. J'espère que ça aura répondu à votre question.

Audrey

Alors, une autre question de Mélanie, toujours sur les contacts, en doublon : « comment identifier celui que l'on peut supprimer ? »

Floriane

Alors, excuse-moi Audrey, est-ce que tu peux me répéter la question, s’il te plaît ?

Audrey

« Si un contact est en doublon, comment identifier celui que l'on peut supprimer ? »

Floriane

Très bonne question. Très, très bonne question. Après, là-dessus, je vous inviterais plutôt à prendre un temps vraiment plus précis avec une documentaliste pour répondre à cette question. Parce que c'est vrai qu'en termes de contacts, vous pouvez avoir des contacts qui sont soit utilisateurs de la plateforme OFeli, soit uniquement des contacts qui sont dans des sessions. Après, il faut voir, c'est un petit peu en fonction de vous, si vous voulez garder la personne en tant qu'utilisatrice ou la personne sur des sessions. Après, la personne qui prendra en charge votre problème, qui vous accompagnera, pardon, vous aidera à définir en fait quels contacts plutôt garder par rapport à d'autres. Parce qu'également, il y a aussi, OFeli, ce n'est pas que de l'auto-saisie par des organismes de formation pour le catalogue de formation continue ou apprentissage. On réceptionne pas mal de flux et notamment des flux Région. Et également, les contacts Région peuvent revenir régulièrement dans votre tableau de bord. Et je sais que malheureusement, j'ai quelques cas où j'ai des organismes de formation qui ont un peu du mal avec des doublons, voire des triplons de contacts. Donc, c'est vrai que je vous dirais, je ne peux pas vous répondre précisément à votre question, tout de suite maintenant, mais je vous invite à nous contacter lors de la permanence ou par mail.

Audrey

Merci Floriane. Alors ensuite, une question d'Alain. « Est-ce qu'une formation enregistrée sur le CPF est visible sur OFeli ? » Est-ce que ça parle potentiellement d’Edof ou peut-être d'une formation éligible au CPF ? Peut-être faire une réponse… ?

Floriane

Alors, déjà, ce que je peux vous dire, c'est qu'OFeli et Edof, on est vraiment séparés. C'est-à-dire, si par exemple, vous saisissez quelque chose sur Edof ou quelque chose sur OFeli, les formations ne vont pas se voir ni sur l'un ni sur l'autre. Après, de mémoire, j'espère ne pas me tromper, les formations éligibles au CPF sont visibles sur Côté Formation, si je ne me trompe pas, Audrey ? 

Audrey

Tout à fait, en fait. Toute formation qui est enregistrée chez France Compétences, au RNCP ou au RS, est de fait éligible au CPF. Après, c'est vrai qu'elle alimente les applicatifs partenaires, donc par exemple ceux de France Travail, mais le financement CPF ne pourra pas se faire en totalité. Il ne pourra se faire que par abondement de la part du financeur qui prendra un de ses dispositifs de financement et la personne pourra ensuite éventuellement finir de financer cette session par son CPF. En revanche, pour financer la totalité du CPF, c'est uniquement sur la plateforme Edof qui alimente Mon Compte Formation.

Floriane

Merci Audrey. 

Audrey

Alors, une autre question sur justement sur les applicatifs qui sont alimentés. Alors, deux questions. Une question sur comment faire apparaître les formations sur Parcoursup et une autre sur comment faire remonter ses offres de formation sur Kairos. 

Floriane

D'accord. Alors déjà, Parcoursup, Et Kairos, donc là on parle de deux outils, deux applicatifs qui gèrent plutôt Parcoursup apprentissage, Kairos plutôt de la formation continue. Donc sur OFeli, déjà, quand vous allez saisir votre offre de formation et vos modules de session, vous allez inscrire un module de session « Formation continue » et un autre module de session « Apprentissage ». Ensuite, en termes de formation continue, pour faire apparaître et pour que votre session soit visible sur Kairos et utilisable par Kairos, vous devez choisir le dispositif individuel, donc FPC-IND, qui comprend le dispositif France Travail, donc AIF-POEI, l'autofinancement, mais également le financement Région individuel. Ensuite, dès lors que ça sera validé par l'équipe OFeli, il faudra compter à minima, sans compter les week-ends ni les jours fériés, trois à cinq jours pour apparaître sur Kairos. Et à savoir, pour retrouver plus facilement vos sessions sur Kairos, utilisez la référence session, l’ID session, que vous retrouvez sur vos fiches de formation. C'est-à-dire une suite de chiffres et la lettre S. Cela correspond au numéro CARIF que Kairos peut vous demander. En termes de Parcoursup, on est un peu sur la fin de la collecte, on va dire ça comme ça, la fin de la collecte apprentissage. Mais vous pouvez toujours saisir vos formations apprentissage tout au long de l'année sur OFeli et pour apparaître sur Parcoursup. Donc déjà, vous devez saisir votre formation ou vérifier la formation en collecte 2025 qui a été mise en place cette année. Dès lors que c'est vérifié, validé ou validé par l'équipe OFeli, la session, si elle est juste en termes de modalités, va apparaître au niveau du catalogue national apprentissage de l'Intercariforef. Ce catalogue national apprentissage. Pendant ce temps, je pense qu'il y a un délai de 2-3 jours maximum entre OFeli et ce catalogue, vous allez avoir une autre salve de vérification. Et dès lors que cette salve de vérification sera effectuée, vous apparaîtrez ou non sur votre compte, sur votre catalogue Parcoursup. Après, moi, je ne gère que OFeli. Donc, je ne pourrai pas vous expliciter plus en détail malheureusement. 

Audrey

Merci Floriane. Et enfin, nous allons avoir le temps pour une dernière question. Je vais en coupler deux ensemble qui se rejoignent. « Nous faisons des formations dans différentes régions. Où pouvons-nous trouver les différentes plateformes utilisées par les régions ? » Et également, « OFeli est-il valable pour tous les CARIF ? »

Floriane

Alors, déjà, si vous êtes un organisme qui effectue des sessions sur plusieurs régions. Moi, je vous invite vraiment à aller sur le site de l’Intercariforef.org, donc intercariforef.org, et vous retrouverez notamment sur la page d'accueil une cartographie de la France avec toutes les régions. Ce qu'il faut retenir, c'est que si vous faites des sessions, en présentiel hors région Auvergne-Rhône-Alpes, il faut toujours se poser la question sur quel territoire, quelle est l'adresse de mon lieu de formation. Et ensuite, vous choisissez, en fonction de cette adresse de session, de formation, vous choisissez le CARIF-OREF qui vous intéresse. Et sur le site de l’Intercariforef, vous aurez tous les liens vers leurs sites Internet et leurs coordonnées mail et téléphone. Ensuite, tu m'avais dit, Audrey, c'était la question, rappelle-moi ?

Audrey

Alors « OFeli, est-il valable pour tous les CARIF-OREF ? »

Floriane

Ah, alors... J'espère que je comprends bien la question. OFeli est utilisée par 6 ou 7 autres CARIF-OREF, mais il n'y a aucun lien, « malheureusement », dans le catalogue de chaque CARIF-OREF. 

Audrey

Chaque URL des CARIF-OREF qui utilisent OFeli est bien différente. Donc nous, celle de notre région, c'est bien ofeli.via-competences.fr et les autres CARIF-OREF... OFeli, tous ne l'utilisent pas, mais ont des URL qui sont différentes. Donc, effectivement, faites attention lorsque vous vous connectez, que vous soyez bien sur la bonne plateforme OFeli. Eh bien, nous vous remercions pour toutes vos questions. Malheureusement, nous n'avons pas pu toutes les traiter. En tout cas, nous les avons bien notées. Donc, si votre question n'a pas pu être traitée, vous pouvez l'envoyer d'ores et déjà à formation@via-competences.fr ou vous pouvez également joindre la permanence téléphonique chaque après-midi de 13h30 à 16h30. Toute l'équipe est joignable dans ces créneaux tous les jours de la semaine. Et nous conserverons précieusement toutes vos questions pour alimenter notre FAQ. Que vous retrouverez sur la page de Via Compétences. N'hésitez pas à aller consulter également nos manuels d'utilisation, les précédents webinaires que nous vous avons proposés, ainsi que notre page dédiée spécifiquement à l'offre en apprentissage. Et n'oubliez pas qu'en plus de la page dédiée à OFeli, le site de Via Compétences est entièrement dédié aux professionnels de la formation et vous pourrez y trouver de nombreux contenus pouvant vous intéresser. Par exemple, des informations relatives à la déclaration annuelle du BPF ou encore des questions sur le Qualiopi. Et enfin, pour finir, sachez que notre nouveau plan de professionnalisation à destination des organismes de formation, notamment, est disponible pour 2025. Donc, n'hésitez pas à aller le consulter et nous vous remercions de votre participation.

Floriane

Merci à vous. Bonne journée. 

Audrey

Merci. Bonne journée. Au revoir.

Floriane

Merci. Au revoir.