Foire aux questions sur le référencement de l'offre de formation

Depuis octobre 2019, nous proposons l'extranet d’autosaisie OFeli vous permettant de référencer votre offre de formation. Ainsi, pour référencer ou renouveler votre offre se déroulant en Auvergne-Rhône-Alpes, nous vous invitons à vous connecter à OFeli et à créer un compte : https://ofeli.via-competences.fr/ .

OFeli est optimisé pour les navigateurs Google Chrome et Mozilla Firefox. Si toutefois vous rencontrez des problèmes de connexion, nous vous invitons à vérifier votre adresse e-mail (login) lors de la connexion puis à éventuellement réinitialiser votre mot de passe.

Le message « identification invalide » peut provenir d’un mot de passe erroné ou d’une mauvaise attribution de droits. Si un de vos collaborateurs possède déjà un compte OFeli, il peut vous donner les droits de référent ou de contributeur.

Si le problème persiste, nous sommes à votre disposition par mail (formation@via-competences.fr) ou par téléphone (04 73 31 82 49).

Lorsque vous aurez ouvert une fiche action de formation, vous n’aurez qu’un accès en lecture. Pour la modifier, il est obligatoire de cliquer sur le bouton « Demande de modification » disponible en haut à droite. L'icône de duplication apparaîtra alors au bout des lignes des sessions, et vous pourrez dupliquer la session de votre choix en cliquant sur cette icône.

Pour qu’une formation soit correctement envoyée, vous devez "sauvegarder le brouillon" de la session puis cliquer sur le bouton "soumettre pour validation". Un message vous indiquant que vos modifications ont été prises en compte s’affichera.
Cette nouvelle demande ne sera pas modifiable tant qu'elle ne sera pas validée par nos services. Vous pourrez en revanche l'annuler en cliquant sur "annuler ma demande". Avant sa validation, cette demande n'apparaîtra pas non plus dans votre liste de formations.

Par ailleurs, une formation supprimée (ou archivée) ne sera plus visible dans votre interface.

Si vos stagiaires font l’objet d’un financement individuel par Pôle Emploi ou par la Région, le financement à indiquer lors de la création d’une session est « IND – Bénéficiaire de l’action ».

S’ils font l’objet d’un financement par l’OPCO de leur entreprise, le financement à indiquer est « ENTR – Entreprise ».

Les autres financements sont collectifs et font l’objet de conventions spécifiques avec les services publics (Pôle Emploi, Région, Agefiph, etc.).

Les formations collectives financées par la Région ne doivent pas être saisies dans OFeli. Elles doivent être saisies dans l'outil EOS accessible sur le portail Sicorra. Les données seront alors automatiquement transmises à OFeli puis à Kairos.

Les formations régionales individuelles doivent être saisies en financement « IND – Bénéficiaire de l’action ».

Si votre formation est certifiante, il est nécessaire de le préciser lors de la création de la formation et d’ajouter la bonne certification. Pour ce faire, il suffit de cocher « oui » à la question « La formation est-elle certifiante ? ». Si vous ne parvenez pas à retrouver votre diplôme dans le moteur de recherche d’OFeli, nous vous invitons à vérifier son intitulé et son identifiant sur le site de l’Intercarif. Vous pourrez alors utiliser dans le moteur d’OFeli le code ou l’intitulé trouvé.

Lorsqu’une formation est saisie dans OFeli, elle est validée par nos services en trois jours environ. Vous pouvez vérifier son état dans la liste de vos formations. Après sa validation, elle est envoyée à Kairos en environ deux jours. Si, passés ces délais vous ne la retrouvez pas, il s’agira de vérifier que le SIRET de votre compte Kairos est le même que celui utilisé dans OFeli. Enfin, il conviendra de vérifier le Formacode utilisé.
En cas de question sur l'accès à Kairos ou sur son fonctionnement, vous pouvez consulter la page de présentation à Kairos sur le site de Pôle Emploi.

Le « numéro Carif » demandé dans Kairos correspond à l’identifiant de session présent dans OFeli. Vous le trouverez dans la colonne « id. session » dans la liste de vos formations diffusées.

Les données d’OFeli ne sont pas transmises à Mon Compte Formation. Ainsi, pour que vos formations soient visibles sur cette plateforme, vous devez les saisir dans Edof, l’outil de la Caisse des Dépôts et des Consignations.

Dans le cas d’un changement de SIRET ou de statut, nous vous invitons à nous contacter afin que nous effectuions la modification dans OFeli.

Il sera nécessaire en parallèle de créer un compte Kairos correspondant à votre nouveau SIRET.

Enfin, Via Compétences peut attirer votre attention sur le fait que votre NDA n’est plus valide, dès lors que ses documentalistes constatent qu’il n’apparait plus sur la liste publique des organismes de formation diffusée par la DREETS, et consultable à partir de la Liste Publique des Organismes de Formation.

Pour plus d’informations sur le numéro de déclaration d’activité, et les démarches en tant qu’organisme de formation, consulter la rubrique “Comptabilité, obligations et gestion financière”.